Как защитить документы компании

Большинство руководителей компаний понимают важность защиты информации. И если кибербезопасности в современном мире уделяют большое внимание, то вот о банальной защите сведений в архиве очень часто забывают. Папки в документами нередко хранятся прямо в офисах, в обычных шкафах, не защищенных ни от разного рода повреждений, ни от действий злоумышленников.

Действительно, оборудовать качественный и по-настоящему безопасный архив в офисе не так-то просто. Но это не повод пустить вопрос безопасности на самотек.кон

Есть эффективное и простое решение – архивное хранение конфиденциальных документов, то есть их передача на хранение в профессиональные архивохранилища.

Как это работает?

Архивохранилища – это специально оборудованные (а нередко даже специально построенные) помещения, в которых размещаются все бумаги, переданные на хранение.

Важно то, что абсолютно все документы проходят предварительную архивную обработку, содержатся в полном порядке, а кроме того, вы всегда можете получить к ним доступ.

Как обеспечивается безопасность?

Профессиональное хранилище – полностью безопасное место для ваших документов. Безопасность обеспечивает комплексный подход, который защищает бумаги сразу от нескольких напастей:

• чувствительная пожарная сигнализация и современные системы пожаротушения, подходящие именно для бумажных носителей, защищают листы от самого главного их врага – огня;
• охранная сигнализация срабатывает сразу же, если в помещение пытается проникнуть посторонний;
• температурно-влажностный и световой режимы настраиваются с помощью специального климатического оборудования, благодаря чему в помещении созданы идеальные условия для хранения;
• документы хранятся в папках и коробах, то есть они защищены от света и пыли;
• все данные о клиенте кодируются, это означает, что без специального шифра никто не сможет разобраться, кому именно принадлежит тот или иной короб, а значит, не сможет использовать эту информацию в нечистоплотных целях.

Как быть, если документы нужны?

Многих людей смущает мысль, что бумаги будут храниться в другом месте: как же быть, если они внезапно потребуются? На этот случай есть несколько решений:

• вы можете приехать в хранилище и поработать в оборудованных кабинетах;
• сотрудники архивохранилища могут доставить нужное дело к вам в офис, либо передать его курьеру вашей компании;
• если вам не обязательно нужны оригиналы, копию могут прислать по факсу или электронной почте.